Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was KMU wissen müssen

Ob Handwerksbetrieb, Treuhandbüro oder kleines Gastro-Unternehmen: In der Schweiz sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden aufzuzeichnen. Viele KMU unterschätzen diese Pflicht – oder wissen gar nicht, was genau erfasst werden muss.

Die gesetzliche Grundlage: Art. 46 ArG

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsgesetz (ArG), konkret aus Art. 46, sowie aus der Arbeitsgesetzverordnung 1 (ArGV 1). Arbeitgeber müssen Verzeichnisse führen über:

• die täglichen Arbeits- und Ruhezeiten der Arbeitnehmenden
• die Anzahl geleisteter Überstunden
• Abwesenheiten (Krankheit, Ferien, Militär etc.)

Diese Aufzeichnungen müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt und den Vollzugsbehörden auf Verlangen vorgelegt werden können.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich gilt das Arbeitsgesetz für alle Betriebe, die dem ArG unterstehen – das betrifft die grosse Mehrheit der Schweizer KMU. Ausgenommen sind lediglich bestimmte Kategorien wie:

• Leitende Angestellte mit echter Entscheidungskompetenz (vereinfachte Erfassung möglich)
• Aussendienst-Mitarbeitende mit autonomer Zeiteinteilung (ebenfalls vereinfacht möglich)
• Betriebe, die einem GAV mit abweichender Regelung unterstehen

Ob für dein Unternehmen das volle oder das vereinfachte Verfahren gilt, ist im Einzelfall zu prüfen. Eine gute Übersicht zu den verschiedenen Kategorien und Ausnahmen bietet der Artikel von treuhand-suche.ch zur Arbeitszeiterfassung, der die Regelungen für Arbeitgeber und Treuhandpartner verständlich zusammenfasst.

Was muss konkret erfasst werden?

Für Betriebe mit vollständiger Zeiterfassungspflicht gilt:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (inkl. Pausen ab 30 Min.)
• Wöchentliche Arbeitszeit (Soll vs. Ist)
• Überstunden – separat ausgewiesen
• Nacht- und Sonntagsarbeit – sofern geleistet

Wichtig: Die Aufzeichnung muss nicht zwingend digital erfolgen. Excel-Listen oder Papierstundenlisten erfüllen die gesetzlichen Mindestanforderungen – sind aber in der Praxis aufwändig und fehleranfällig.

Häufige Fehler bei KMU

In der Praxis stossen Arbeits­inspektorate bei KMU immer wieder auf dieselben Schwachstellen:

1. Keine oder lückenhafte Aufzeichnungen – besonders in Kleinstbetrieben
2. Überstunden werden nicht separat geführt
3. Zu kurze Aufbewahrung – nach 2 Jahren gelöscht statt der vorgeschriebenen 5
4. Keine Gegenzeichnung der Mitarbeitenden – empfohlen und im Streitfall hilfreich

Die einfache Lösung: eine App

Statt Papierformulare oder unübersichtliche Excel-Tabellen bietet sich für KMU eine einfache Zeiterfassungs-App an. Mit Samay können Mitarbeitende ihre Zeiten direkt am Smartphone erfassen – auch offline auf der Baustelle oder unterwegs. Vorgesetzte sehen die Übersicht in Echtzeit, Überstunden werden automatisch berechnet, und PDF-Berichte für die Ablage lassen sich mit einem Klick erstellen.

Das Resultat: die gesetzliche Pflicht ist erfüllt, ohne dass jemand im Büro manuell Stunden nachträgt.

Fazit

Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz keine Kür, sondern Pflicht – für fast alle KMU. Wer die Anforderungen kennt und frühzeitig ein einfaches System einführt, spart sich im Kontrollfall viel Ärger. Eine gute Zeiterfassungs-App amortisiert sich meist schon nach wenigen Wochen durch die gesparte Verwaltungsarbeit.