Eine Quittung vom Mittagessen mit dem Kunden, der Lieferschein vom Materialhändler, ein Foto vom Wasserschaden auf der Baustelle: Belege fallen im Tagesgeschäft eines Schweizer KMU laufend an – und landen oft im Auto, in der Hosentasche oder am Ende der Woche im Schuhkarton im Büro. Wer sie dann der richtigen Stunde, dem richtigen Projekt oder dem richtigen Mitarbeitenden zuordnen muss, kennt das Problem.

Mit Samay lassen sich Dateien neu direkt am Arbeitszeit-Eintrag anhängen – dort, wo die Information ohnehin schon erfasst wird.

Wo lassen sich Dateien anhängen?

Dateien werden direkt am einzelnen Arbeitszeit-Eintrag angehängt: ein File pro Stunde, dort wo es entsteht – sei es in der Mobile-App auf der Baustelle oder am Computer im Büro.

Für den Chef entsteht daraus automatisch eine vollständige Projektablage: in der Admin-Ansicht werden alle Dateien aller Mitarbeitenden pro Projekt zusammengefasst aufgelistet. Das bedeutet: kein Mitarbeiter muss zusätzlich Dokumente in einem separaten Ordner ablegen. Die Projektübersicht ergibt sich von selbst aus den Belegen, die jeden Tag zur Stunde erfasst werden.

Welche Dateitypen sind unterstützt?

Alle. Samay nimmt jede Datei entgegen:

Fotos direkt aus der Handykamera (JPG, PNG, HEIC) – ohne Umweg über die Galerie
PDFs für Quittungen, Rechnungen, Offerten und unterzeichnete Dokumente
Office-Dokumente (Word, Excel) für Auftragslisten oder Notizen
Beliebige andere Dateien – CAD-Skizzen, Sprachnotizen, Lieferscheine als Bild oder Scan

Typische Anwendungsfälle

Spesen-Quittungen direkt zur Stunde: Tankquittung, Mittagessen oder Materialeinkauf auswärts werden zur Arbeitszeit erfasst – nicht erst am Monatsende auf dem Spesenformular.
Baustellen-Dokumentation: Foto vom Schaden vor Beginn der Arbeit, Foto vom Endzustand bei Abnahme – beides am Eintrag des entsprechenden Tages, statt in einem separaten Bilder-Ordner.
Lieferscheine und Materialbelege: Wer Material direkt auf der Baustelle entgegennimmt, fotografiert den Lieferschein einmal und hängt ihn an die laufende Arbeitsstunde – im Admin-Bereich erscheint er automatisch in der Projektübersicht.
Abnahmeprotokolle und Kundenunterschriften: Wenn der Kunde die fertige Arbeit signiert, kommt das Protokoll an den Stundeneintrag des Abschlusstages – ein klarer Beleg dafür, dass die Stunden geleistet und abgenommen wurden.

Warum direkt zur Arbeitszeit?

Belege haben einen einfachen Lebenszyklus: sie entstehen während der Arbeit, gehören zur Arbeit – und werden dann oft erst Tage später dem richtigen Eintrag zugeordnet. Genau in dieser Lücke gehen Belege verloren oder werden falsch verbucht.

Wenn der Beleg direkt beim Erfassen der Stunde angehängt wird, entfällt die nachträgliche Zuordnung komplett. Das ist nicht nur bequemer, sondern auch sauberer für die Buchhaltung und für allfällige Audits. Das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt in Art. 46 ArG, dass Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden müssen – Belege, die direkt zum Eintrag gespeichert sind, sind im Audit-Fall sofort auffindbar.

Wo Belege sichtbar sind

Alle angehängten Dateien sind jederzeit in der App und im Web zur jeweiligen Stunde oder zum Projekt einsehbar. Die PDF-Stundenrapporte enthalten weiterhin die reinen Zeitdaten – die Belege bleiben digital im System verfügbar, ohne den Rapport zu überfrachten.

Fazit

Belege gehören zur Arbeitszeit, nicht in den Schuhkarton. Mit Dateianhängen am Arbeitszeit-Eintrag – und einer automatisch zusammengeführten Projektübersicht für den Chef – löst Samay ein Problem, das die meisten Kleinbetriebe noch von Hand lösen. Und spart damit Zeit am Monatsende, wenn die Belege sonst zusammengesucht werden müssten.